Персональный канбан или как научиться не срывать дедлайны

0
10

Персональный канбан или как научиться не срывать дедлайны

Работа, работа, перейди на Федота… Помните поговорку? Очень часто мы не успеваем сделать работу в отведенный срок, и потом страдаем от этого как морально, так и финансово. Японцы рассказали о новом методе, который назвали «канбан». Он учит правильно организовать свою деятельность.

Что за зверь такой — канбан?

Под персональным канбаном японцы подразумевают некую интерактивную карту вашей работы. Самый доступный вариант, который вы однозначно не раз видели в фильмах — наклеивание стикеров-напоминалок на доску. Так работа будет выполняться в конкретные сроки и не будет срывов.

По сути, канбан в переводе с японского обозначает «рекламный щит». Первыми применять методику начали на заводе Тойота, и результаты такой системы организации порадовали руководство.

Как канбан помогает не срывать дедлайн?

Здесь работает метод визуализации — вы распределяете стикеры по доске в порядке их приоритетности. Т.е на самом видном месте располагаются те задания, по которым могут «гореть сроки». Стикеры с выполненными заданиями группируются отдельно — так вы увидите, сколько уже выполнено работы.

Кроме того, такой подход не позволит вам распыляться на не очень важные задачи на данный момент. Также вы определите, не слишком ли много взяли на себя обязательств.

Сложно ли сделать канбан?


Отнюдь. Самое приятное, что в данной системе всего 2 главных пункта:

1. Вам необходимо провести визуализацию трудовой деятельности. Так вы точно определите свою нагрузку, поймете для себя, потянете ли и вообще — хватит ли у вас время на выполнение взятых задач.

2. Вам нужно будет ограничить число заданий, над которыми вы трудитесь активно. Японцы приводят в пример жонглера — чем больше он будет брать шаров в одну руку, тем быстрее они разобьются.

Что такое «визуализация» в канбане и чем она полезна вам?

Прием визуализации вовсе не подразумевает использование только доски, на которую вы расклеиваете стикеры. В качестве такой «подложки» может быть что угодно — от дверцы холодильника до специального мобильного приложения или рабочего стола на компьютере.

Самая важная задача для вас — разделить эту поверхность на 3 зоны. Первую назовите «что надо сделать», вторую — «уже делаю», третью — «выполненные задачи».

Каждая из этих зон наполняется стикерами с соответствующими заданиями. Прост опишете на клейких листиках то, что нужно делать. Так в любой момент вы сможете оценить рабочее «поле боя», сопоставить еще не сделанное со своими силами и временем.

По желанию можно добавить зону «ожидающие». В нее клейте стикеры с теми заданиями, которые не являются срочными. Кроме того, вы также можете определить зону «для отдыха» и учитывать в ней поход в кафе, встречу с друзьями, занятие спортом, шопинг и т. д.

Здесь очень простой принцип работы — как только задача выполнена, перемещаете ее в соответствующую зону доски.

Данная японская методика крайне полезна для человека, который хочет все успеть и не сорвать сроки работы. Кроме того, появляется отличная возможность получения обратной эффективной связи. Ведь как только вы перенесете стикер с заданием в зону «выполненные задачи», мозг получает своего рода поощрение — эту задачу сделал, немного отдыха и можно приступить к следующей.

Каким образом посчитать задачи, которые вы можете выполнить?

Ну здесь все просто — только путем личного опыта. Вам необходимо для начала использовать персональный канбан. Только по прошествии какого-то времени вы определите собственную пропускную способность.

Следует начать с минимума и постепенно повышать планку, тогда вы будете работать намного продуктивнее и эффективнее. Прежде всего, минимальное количество задач не ухудшит ваше настроение, не опустятся руки в самый неподходящий момент, а еще появится азарт. Ваши возможности однозначно будут меняться в сторону расширения.

Положительный эффект канбана — отличная защита от выгорания на рабочем месте. Вы сможете определить и распределить собственную трудовую нагрузку, не причиняя вреда карьере и собственному здоровью.

Список дел VS канбан : в чем отличие?

Различие между списком дел и канбаном существенные. Первый — это простая запись на бумаге или в текстовом файле перечня задач. Очень легко запутаться, вы можете забыть что-то отметить, легко упустить что-то из вида. Свой трудовой день одним только списком вы не структурируете, а значит, можете сорвать дедлайн и заработать как минимум стресс.

Канбан же, в свою очередь, это визуализация. Вы получаете отличную возможность видеть воочию итоги деятельности за час, день, неделю, месяц. Кроме того, вы можете анализировать выполнение задач, выбрать приоритетные по типу вдохновляющих вас на более активную работу. Те, которые даются труднее, можно переместить, если не горят сроки. Или же наоборот, выполнить их первыми и оставить более легкие «на сладенькое».

Приложения вместо доски — какие существуют?

Программистами уже разработаны специальные приложения для канбана. Вам нужно только определиться, какое именно подходит конкретно для ваших задач, скачать и установить его на свой гаджет.

Trello является бесплатным приложением, которое великолепно подходит для управления маленькими проектами, построения графика собственной деятельности. Вы сможете применить его в процессе учебы, для исследований, при планировании поездок и путешествий, визуализации доски желаний, целей и даже при проведении ремонта. Включайте фантазию — приложение совершенно не ограничивает вас.

KanbanFlow — еще одно приложение, которое чем-то похоже на предыдущее. Больше применяют его при классическом кабане. Точно также вы устанавливаете задачи, распределяете их на зоны, перераспределяете по ним. Приятный бонус от разработчиков — возможность отследить затраченное на выполнение той или иной задачи время.

Kanbanote — очень распространенное мобильное приложение, которое также позволит вам визуализировать работу, список дел, целей, желаний.

Применяйте метод персонального канбана у себя дома, и постепенно переносите его на свою работу. Так вы никогда не сорвете сроки и зарекомендуете себя как обязательный и порядочный специалист.

Источник